Управляй своим бизнесом в google таблицах

Что мы предлагаем?

Разработка и внедрение индивидуального управленческого учета (УУ) на вашем предприятии от "А" до "Я".

Google таблицы - это оптимальный инструмент для внедрения управленческого учета малого и среднего бизнеса, который осознает уникальность своих процессов и не готов тратить время и деньги на изучение и адаптации существующих шаблонных ERP систем на рынке.

Ниже приведены различные успешные кейсы внедрения УУ на примере бизнес процессов в строительной организации, работы поставщика мебели, производителя грибов - листая скрины вы увидите как можно оптимально настроить различные процессы с помощью многопользовательских онлайн таблиц и получать основные финансовые отчеты в реальном времени: CashFlow (БДДС), P&L (БДР) и Баланс, а также различные аналитические отчеты, необходимые для управления бизнесом.

Кейс в строительной организации

ЗАЯВКА. Шаг 1/3. Прораб на объекте делает заявку - выбирая из списка материалов заложенных в бюджете
ЗАЯВКА. Шаг 2/3. Начальник участка согласовывает или исключает позиции в заявке прораба, помечая раздел затрат бюджета
ЗАЯВКА. Шаг 3/3. Снабженец обрабатывает заявку и отмечает плановую дату приезда материала, прораб по отгрузке отмечает фактическую дату отгрузки
ЗАЯВКА. АНАЛИТИКА. На основе данных в заявке формируется автоматическая сводная таблица по закупленным материалам в структуре спецификации календаря справа, которую удобно фильтровать по разделам
СЧЕТА. После формирования счета снабженец заносит данные по нему в общую таблицу счетов и указывает крайнюю дату оплаты (рассрочки автоматом подкрашиваются желтым/в текущею дату красным/оплаченные зеленным). Бухгалтер оплачивает - проставляя крайнюю дату и номер платежки. Далее, после отгрузки прораб фотографирует отгрузочный документ в рабочий чат telegram, он подгружается напротив соответствующего счета и бухгалтер заводит документы в 1С.
СЧЕТА. АНАЛИТИКА. Автоматически формируются сводные таблицы по обороту с поставщиком и контроль бюджета по объекту
СЧЕТА. АНАЛИТИКА. На основании крайних дат оплат формируется календарь оплат с контролем лимитов по поставщикам
СЧЕТА.ПЛАНИРОВАНИЕ. На вкладке ПЛАН можно отметить график плановых закупок по объекту и относительно заданного бюджета на статью затрат вычислить сумму планируемых счетов в месяц
СДО. Шаг 1/3. Сметно-договорной отдел (СДО) заводит данные по договорам с Заказчиком и Субподрядчкиком в единую универсальную форму, в которой удобно быстро фильтровать новые договора по объектам
СДО. Шаг 2/3. Подгружает договора и выполнения и делает цветовые пометки о статусе документов. В такой форме удобно находить нужные документы, фильтруя по объекту/контрагенту/месяцу
СДО. Шаг 3/3. Оплату субподрядчикам и поступления средств от Заказчику по договорам Бухгалтерия отмечает в отдельной вкладке либо экспортирует с заданной периодичностью из банковской выписки. Правая часть таблицы подтягивает данные из заполненных вкладок и базы данных по банковской выписке
СДО. АНАЛИТИКА. На основании заполненных условий договора автоматически формируется отчет по балансу доходов и расходов P&L (БДР) в рамках каждого объекта и вычисляется сумма планируемого прихода
СДО. АНАЛИТИКА. На основании заполнения всех ранее перечисленных отчетов - формируется отчет CashFlow (БДДС), который показывает состояние расчетного счета и помогает спрогнозировать кассовый разрыв
ИНВЕНТАРЬ(ТМЦ). Еще один важный учет - это контроль ваших материально-технических ценностей (ТМЦ) или инвентаря и перемещения его на объекты или в ремонт. Начать нужно с инвентаризации - описания всех важных материальных ценностях на предприятии которые часто перемещаются и присвоить им уникальные инвентарные номера.Прорабы по всем перемещениям инвентаря отчитываются в рабочие telegram чаты называя только номера инвентаря и снабжение заносит перемещения в журнал событий. В правой части таблицы автоматом появляется аналитика по кол-ву и стоимости выполненного ремонта для оперативного решения об очередном ремонте.
ИНВЕНТАРЬ(ТМЦ). АНАЛИТИКА. На основании заполненного журнала перемещений инвентаря автоматически формируются отчеты: 1.Опись объекта инвентаря на каждом объекте
ИНВЕНТАРЬ(ТМЦ). АНАЛИТИКА. 2.Укрупненное количество инвентаря на предприятии
ИНВЕНТАРЬ(ТМЦ). АНАЛИТИКА. 3.Финансовый отчет о ежемесячных затратах на покупку/ремонт инвентаря
ОБЪЕКТ. Удобная форма ведомости для вычисления выполненного объема работ по бригадам субподрядчика и одновременно расчета остатка по бюджетам объекта
ОБЪЕКТ. Удобная форма "шахматки" для вычисления выполненного объема работ субподрядчика по одному виду работ

Кейс организации работы с заказами поставщика мебели

У поставщика мебели есть несколько интернет-магазинов на платформе Insales, данные о новых заказах автоматически выгружаются на вкладку РОЗНИЦА где работает менеджер. По результатам звонка клиенту менеджер уточняет подробности по заказу и заполняет таблицу
На основе заполненной информации в таблице менеджер по клику может сгенерировать чек и папку по данному заказу на Google диске, ссылки появляются автоматически в соседних столбцах. Работать в одной таблице может сразу несколько менеджеров, применяя одновременно разные фильтры и не мешая друг другу
На основе заполненных данных по розничным заказам на соседней вкладке можно, выбрав дату отгрузки, автоматически сформировать маршрутный лист доставки, распечатать чеки по ссылкам и передать в работу экспедитору
На основе маршрутного листа автоматически генерируется карта доставки с наглядной информацией о заказах
И по нажатию клика прямо из Google таблицы можно отправить SMS клиенту с информацией о доставке заказа
На основе заполненных данных по розничным заказам автоматически формируется отчет по воронке продаж по всем интернет-магазинам сразу или отдельно для каждого

Кейс организации учета сбора гриба на производстве

ДО. Учет на производстве до внедрения google таблиц велся на бумаге, информацию о каждой собранной партии дублировали маркером на таблице, откуда в конце дня технолог и зав.складом переписывали данные в свои google таблицы, где вели обособленный учет
ПОСЛЕ. Рабочие самостоятельно заполняют отчеты со смартфонов или планшета на производстве через приложения Google Sheets и Google Forms и, при необходимости, снабжают его фотографией
АНАЛИТИКА. На основе заполненных отчетов рабочих в режиме реального времени формируется аналитический отчет по производительности отдельных партий->
АНАЛИТИКА. -> Отчет бригадира по выполненным работам->
АНАЛИТИКА. ->Общий отчет по производству

Как это работает?

1. РЕШИТЬСЯ

Вы приняли решение навести порядок в своей организации и наладить управленческий учет. Возможно, у вас уже даже есть несколько своих excel таблиц с помощью которых вы и ваш менеджмент уже смогли наладить процесс - и вы созрели чтобы объединить их в одну онлайн систем и усовершенствовать.

2. НАПИСАТЬ НАМ

Вы пишите/звоните сюда, описываете вкратце свои бизнес процессы - если вы находитесь в Спб, то мы выезжаем к вам на производство и погружаемся во все ваши процессы, которые вы хотите автоматизировать. Если вы из другого города - то мы связываемся онлайн.

3.ПОЛУЧИТЬ ИНДИВИДУАЛЬНОЕ КП

После ознакомления с вашими процессами наша команда разрабатывает вам индивидуальные таблицы для управленческого учета на вашем предприятии и план их внедрения.

4.ВНЕДРЕНИЕ и ОПЛАТА

Вы принимаете решение о внедрении имея на руках уже готовый продукт, план действий и индивидуальное коммерческое предложение, до этого момента вы не тратите ни копейки.

Почему именно мы?

- Мы не продаем шаблоны и обучение, наша цель - это успешный кейс внедрения.

- Мы - это команда амбициозных молодых и опытных специалистов (идеальное сочетание) из города Санкт-Петербурга, имеющая опыт конкретного внедрения управленческого учета в строительной организации в сфере внутренних электромонтажных работ ООО "СК Петербург" c 2018 года, а затем в организациях ООО "Логос", ИП Акиев, работающих в этой же сфере. За 2,5 года мы внедрили управленческий учет на всех уровнях производства "снизу вверх" от заявок на материалы с объектов, зарплатных ведомостей и контроля инвентаря (ТМЦ) - до ежеквартального планирования на основании ключевых финансовых отчетов: CashFlow (БДДС), P&L (БДР) и Баланс, сформированных автоматически в нашей системе управленческих google таблиц.

- Мы не гонимся за количеством клиентов, нам важно создавать качественный продукт и расширять свои сферы деятельности.

- Мы настроены на долгосрочное сотрудничество - поэтому дорожим любыми бесплатными консультациями и рады любому опыту и знакомству.

- У нас есть опыт по успешному внедрению управленческого учета - наша миссия - поделиться им с вами, чтобы ваш успех стал нашим общим успехом!

Почему google таблицы?

В настоящее время google таблицы это полноценный гибкий инструмент для управления бизнес процессами, удовлетворяющий основным требованиям, предъявляемым к ERP системам на рынке автоматизации:

- защита данных и разграничение прав доступа;

- многопользовательская работа онлайн;

- возможность работы через мобильное приложение;

- возможность интеграции с применяемыми на предприятии системами.

Защита корпоративных данных Заказчика для нас является первым приоритетом - поэтому вся разработка google таблиц и администрирование пользователей Заказчика осуществляется с корпоративной Google платформе для бизнеса G-Suite, которой доверяют по всему миру такие известные бренды как HP, Asics и др.

Выбрав Google таблицы как инструмент для управления вашим бизнесом, вы существенно экономите на абонентской плате (по сравнению со стоимостью аналогичных ERP системами на рынке) и автоматически получите доступ к следующим полезным инструментам:

-Google диск (облачное хранилище);

-Meet (видеочат);

-Календарь (общий календарь организации);

-Конструктор сайта (возможность создание и администрирование сайта без посредников).